O contribuinte/Empresa deverá manter em boa guarda e ordem, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, todos os livros de escrituração obrigatórios por legislação fiscal específica, bem como os documentos e demais papéis que serviram de base para escrituração comercial e fiscal.
No âmbito fiscal, tais arquivos e documentos deverão ser apresentados à administração tributária, quando solicitado.
A seguir, um resumo prático do tempo mínimo de guarda de cada tipo de documentação ou arquivo:
A seguir, um resumo prático do tempo mínimo de guarda de cada tipo de documentação ou arquivo:
DOCUMENTOS ou ARQUIVOS | PRAZO MÍNIMO DE GUARDA | BASE LEGAL |
Arquivos digitais e SPED: ECD/EFD/NFe | 05 anos (ver nota 2) | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969. |
Comprovantes de Rendimentos Pagos e de Retenção na Fonte | 05 anos | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969. |
DARF (PIS/COFINS/IRF/IRPJ/CSLL) | 05 anos (ver nota 3) | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969. |
Declaração Imposto Territorial Rural - DITR | 05 anos | Art. 40 do Decreto 4.382/2002 , art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969. |
Declaração Imposto de Renda da Pessoa Jurídica - DIPJ | 05 anos | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969. |
Declaração do Imposto sobre Produtos Industrializados - DIPI | 05 anos | Art. 383 do Decreto 7.212/2010 - RIPI, art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969. |
Declaração Especial de Informações - DIF | 05 anos | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969. |
Declaração Operações Imobiliárias - DIMOB | 05 anos | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969. |
Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos- DECORE | 05 anos | Art. 3o da Resolução CFC 872/2000. |
Declaração Simplificada da Pessoa Jurídica - DSPJ (Inativa e Simples) | 05 anos | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969. |
Pedido Eletrônico de Restituição e Declaração de Compensação - PER-DCOMP | 05 anos | Art. 37 da Instrução Normativa RFB 900/2008, art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969. |
Demonstrativo de Apuração das Contribuições Sociais - DACON | 05 anos | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969. |
Demonstrativo de Notas Fiscais - DNF | 05 anos | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969. |
Demonstrativo do Crédito Presumido - DCP | 05 anos | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969. |
Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte - DIRF | 05 anos | Art. 26 da Instrução Normativa RFB 1.033/2010, art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969. |
Documentos relativos a retenção dos 11% de INSS sobre as NFs de Prestação de Serviços | 10 anos | Lei 8.212/1991, art. 31, § 11. |
Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico) | 20 anos | Portaria 3.214/1978, NR - 7 |
Extratos Bancários | 05 anos | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969. |
Folha de Pagamento | 10 anos | CF, art. 7º, XXIX |
Folha de Ponto | 05 anos | CF, art. 7º, XXIX |
Formulário CAGED | 10 anos | Port. MTb 2.115/1999, art. 1º, § 2º |
GFIP (FGTS - RE / GR) | 30 anos | Decreto 99.684/1990 |
GPS | 05 anos (ver nota 3) | Decreto 3.048/1999, art. 348 |
GR Contribuição Sindical / Assistencial | 05 anos | CTN - Lei 5.172/1966, art. 174 |
Holerites / Recibos de Pagamentos | 05 anos | CF, art. 7º, XXIX |
Laudo PPRA | 20 anos | Portaria 3.214/1978, NR-9 |
Livro de Inspeção do Trabalho | Permanente | Não há |
Livro Diário | 05 anos (ver nota 2) | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969. |
Livro Razão | 05 anos (ver nota 2) | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969. |
Livros de Entradas e Saídas | 05 anos após o último lançamento (ver nota 2) | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969. |
Livro Registro de Inventário | 05 anos após o último lançamento (ver nota 2) | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969. |
Livros: Apuração do ISS e ICMS | 05 anos após o último lançamento | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969. |
Livros de Atas de Assembleia | Permanente | Não há |
Notas Fiscais e Cupons Fiscais | 05 anos (veja nota 1) | Art. 195 do CTN, art. 37 da Lei 9.430/1996 e o art. 4º do Decreto-Lei 486/1969. |
Orçamentos / Contratos de Obras | Até o final da garantia | Não há |
Processos Trabalhistas | Permanente | Não há |
Prontuários de Funcionários | Permanente | Não há |
RAIS | 10 anos | Decreto-Lei 2.052/1983, arts. 3º e 10 |
Recibo de Vale Refeição | 05 anos | CF, art. 7º, XXIX |
Recibo de Vale Transporte | 05 anos | CF, art. 7º, XXIX |
Nota 1: As notas fiscais e comprovantes de aquisição de imobilizado e intangíveis deverão ser guardadas até 5 anos após a baixa ou depreciação/amortização total do ativo.
Nota 2: Os registros contábeis e documentação pertinente a períodos em que houve prejuízo fiscal compensável (IRPJ e CSLL) deverão ser conservados até 5 anos após a compensação total dos respectivos prejuízos.
Nota 3: Havendo compensação de tributo, por recolhimento indevido ou a maior, a DARF ou GPS correspondente deverá ser arquivada por 5 anos a partir da data da referida compensação.
